Sowacs Excelhantering:

1. Allmänt

Vi tackar för att ni valt vårt program för Excel-utskrifter från ANDATA.
Programmet är framtaget av ANDATA och Ni är välkommen att höra av Er till oss vid frågor och oklarheter.
Vi är också tacksamma för ideér som kan utveckla denna produkt vidare.

Programmet bygger på MS Excel, vilket innebär att Ni förutom släktforskningsprogrammet ANDATA (ver. 3.2 eller senare) måste ha MS Excel (ver. 5.0 eller senare) installerat på Er dator.
Ni bör också ha minst 16Mb internminne eftersom programmet annars kommer att gå mycket långsamt.
20 MB internminne är rekomendabelt.

OM DU HAR PROBLEM ATT STARTA PROGRAMMET SÅ SKALL DU MED DIN ORDBEHANDLARE SKAPA EN FIL SOM HETER ANDEXC OCH LÄGGA DEN I ROTEN PÅ DRIVE C.
DENNA FIL SKALL INNEHÅLLA EN RAD. DU SKALL ANGE VAR NÅGONSTANS DU LAGRAT PROGRAMMET ANDATA.
EXEMPEL: C:\ANDATAW\
DU SKALL SPARA DENNA FIL I KLARTEXT (TEXTFORMAT). KONTROLLERA SÅ ATT DU EJ FÅR NÅGOT EXTENSION PÅ FILEN.

Paketet bygger på att Ni först skapar en exportfil i ANDATA som sedan läses in i detta programpaket.
Exporten måste göras enligt anvisningarna i kapitel 3, annars kan presenterade data bli felaktiga.

Till sist vill vi önska Er lycka till, både med användadet av detta program samt Eran släktforskning över huvud taget.

2. Installation

Installationen sköts av ett installationsprogram.
Observera att ANDATA måste vara installerat innan du installerar detta program.

1. Börja med att stoppa in installationsdisketten i diskettstationen.

2a. I Windows 3.1x: Välj "Arkiv" - "Kör" och skriv a:\setup.
2b. I Windows 95: Välj "Start" - "Kör" och skriv a:\setup.

3. Följ instruktionerna på skärmen

4. Ni kommer att behöva ange var ANDATA finns installerat.
Om Ni installerat ANDATA enligt programmets standardalternativ, behöver Ni inte ändra det förvalda alternativet.

5. När installationen är klar tillkommer en ikon i ANDATA-gruppen för att starta programmet.

3. Att använda programmet

Programmet startas med ikonen "Excelutskrifter" i programgruppen ANDATA i Windows 3.1x.
I Windows 95 har ett alternativ tillkommit i start-menyn under ANDATA.

Observera att innan Ni startar programmet måste man ha skapat en exportfil i ANDATA.

3.1 Exporter från ANDATA.

Exporten från ANDATA skapas enligt följande.
1. Börja i ANDATA:s huvudmeny, med att välja den databank som ni vill exportera.
2. I ANDATA:s huvudmeny väljer Ni "REDOVISA på fil".
3. Tryck sedan på knappen "EXCEL-FIL"
4. Gör inställningar enligt kapitel 3.1.1 samt 3.1.2, beroende på om Ni vill exportera Antavla eller Statistik.
5. Välj "Verkställ"
Ni kan nu lämna ANDATA och starta upp Excel-utskrifterna.

3.1.1 Export för Antavla.

Följande fält skall kryssas för vid Export till Antavla.
Börja med att klicka på "Snabbinst. för EXCEL".
Se till att det står ett semikolon som skiljetecken samt att "RUBRIKRAD" och "ANSI" är förbockade.
"Typ av utskrift" ska stå på "Antavla". Skriv in registreringsnummret på den person som Ni vill ha
som huvudperson i fältet "Ange Reg Nr" samt 7 i fältet för "Antal önskade gen".
Kolla att "Gen nr anges" är förbockat.
Bocka slutligen för "REG NR", "EFTERNAMN", "FÖRNAMN", "FÖDELSEDATUM", "FÖDELSEPLATS", "FÖDELSEORT", "DÖDSDATUM", "DÖDSPLATS", "DÖDSORT", "YRKE/TITEL" samt "GIFTDATUM ANG" under "PERSONDATAFIL".
Klicka till sist på "VERKSTÄLL".

3.1.2 Export för Statistik

Följande fält skall kryssas för export till Statistikdelen:
Börja med att klicka på "Snabbinst. för EXCEL".
Se till att det står ett semikolon som skiljetecken samt att "RUBRIKRAD" och "ANSI" är förbockade.
Bocka slutligen för "KÖN", "FÖDELSEDATUM" samt "DÖDSDATUM" under "PERSONDATAFIL". Klicka till sist på "VERKSTÄLL".

3.2 Huvudmenyn

Huvudmenyn är det första Ni får upp när Ni startar programmet.
Menyn innehåller fyra olika alternativ: "Antavla", "Statistik", "Byt bibliotek" samt "Avsluta".
"Antavla" används för att gå till 7-generationers antavla.
"Statistik" används för att gå till statistikdelen. Observera att detta alternativ tar lite tid.
"Avsluta" används för att avsluta programmet.

3.3 Antavlan

Antavlan får Ni upp genom att välja "Antavla" i huvudmenyn.
I antavlan finns fem olika alternativ: "Hämta Data", "Info", "Skriv ut", "Reg Nr av/på" samt "Avsluta".
"Hämta Data" används för att importera data exporterade från ANDATA.
När knappen väljs får man en fråga om vilken databank som exporterats.
Svara på frågan med ett tal mellan 1 och 5, beroende på vilken bank som Ni har exporterat från ANDATA.
Skärmen kommer nu att blinka fram och tillbaka ett tag men återvänder till slut till Antavlan.
Nu kommer en omräkning av cellerna att ske och när den är klar kommer data in i antavlans rutor.
Observera att en korrekt (enl. kapitel 3.1.1) export måste vara genomförd innan det är någon idé att välja detta alternativ.
"Info" ger en informationsruta med information om vad som ska vara förbockad i ANDATA vid export.
"Skriv ut" ger en utskrift på en sida. Hur stor utskrift Ni får beror på hur skrivaren är inställd i windows.
Har Ni bara tillgång till en A4-skrivare kommer utskriften på A4.
Har Ni tillgång till större format så kan Ni ange ett större format (tex A1) som standardskrivare i windows och sedan göra utskriften härifrån.
"Avsluta" avslutar Antavlan och återvänder till huvudmenyn.
När avsluta väljs får ni möjligheten att spara de data Ni hämtat.
Om ni tänker läsa in nya data nästa gång kan ni lika gärna välj "Nej" här.
Om ni vill slippa att hämta data en gång till så välj "Ja".

3.4 Statistik

Statistiken får Ni upp genom att välja "Statistik" i huvudmenyn.
Här kommer medelåldrar samt levnadsåldrar att presenteras i diagramform.
Totalt sett redovisas sex diagram. 2 stapeldiagram (ett för medelåldrar samt ett med hur stor andel som överlevt viss ålder),
3 cirkeldiagram (levnadsålder för samtliga, män och kvinnor) samt ett linjediagram (åldersfördelning).
Dessa 3 diagram redovisas dels för hela databasen.
"Hämta Data" används för att importera data exporterade från ANDATA.
När knappen väljs får man en fråga om vilken databank som exporterats.
Svara på frågan med ett tal mellan 1 och 5, beroende på vilken bank som Ni har exporterat från ANDATA.
Skärmen kommer nu att blinka fram och tillbaka ett tag men återvänder till slut till Antavlan.
Nu kommer en omräkning av cellerna att ske och när den är klar kommer Era data in i antavlans rutor.
Observera att omräkningen tar tid. Det kan hända att Ni får vänta upp till 3 minuter.
Observera också att en korrekt (enl. kapitel 3.1.2) export måste vara genomförd innan det är någon idé att
välja detta alternativ.
"Skriv ut" ger en utskrift på 8 A4-sidor. Se först till att skrivaren är ställd för stående A4-utskrift.
"Avsluta" avslutar Statistiken och återvänder till huvudmenyn.
När avsluta väljs får ni möjligheten att spara de data Ni hämtat.
Om ni tänker läsa in nya data nästa gång kan ni lika gärna välj "Nej" här.
Om ni vill slippa att hämta data en gång till så välj "Ja".

4. Enkel Felsökning

Ni får felmeddelande när ni försöker "Hämta data" eller inga data kommer fram:
Kontrollera att rätt bibliotek för ANDATA är inställt i huvudmenyn.
Kontrollera att Ni fyller i rätt banknummer.
Har Ni gjort rätt export i ANDATA.
Utskrifterna blir inte som de ska:
All utskriftshantering sköts av ditt windowsprogram.
Kontrollera att rätt skrivare och rätt pappersstorlek är satta som standardskrivare.
Knapparna är väldigt stora på skärmen
Storleken på knapparna är vald stor för att bli läsbar på en skärm inställd för 1024x768 punkter.
Om Ni vill behålla en annaninställning och ändå ha en mindre storlek på knapparna så kan Ni ändra Excel:s zoom-faktor.
Någonstans i EXCEL:s verktygsfält finns ett fält som ser ut så här:
Om Ni ändrar från 100% till tex 50% så blir knapparna mindre och ni får samtidigt se mer information på skärmen.
Om ni får problem som ej går att lösa med hjälp av denna manual, så hör av Er till nedanstående adress eller telefon.
Ni är också väldigt välkomna att höra av Er om ideér som kan utveckla programmet eller om Ni hittar några felaktigheter.
Återigen, Lycka Till med Er släktfoskning