26 Hur konstruktören använder och kör ANDATA:
Gäller Andata Vers. 6.00/7.00
På begäran redovisar jag hur jag själv använder Andata. Det kanske gör det lättare att förstå vissa delar av programmet.
Jag delar in avsnittet i olika kapitlar. Om du inte skall använda bilder/ljud så behöver du bara läsa avsnitt 26.1.
26.1 STEG 1. Inmatningar av personer/giftermål/kommentarer.
Välj den databank du vill skapa, exempelvis bank 1.
Klicka på knappen MATA IN DATA eller använd fliken i huvudmenyn INMATNING/PERSONER GIFTERMÅL.
I denna meny skapar du ett önskat antal lediga poster i personregistret och giftermålsregistret.
Sedan klickar du på PERSONREGISTRET och kan börja dina inmatningar.
När en tänkt make och maka är inmatade och spara så registrerar du dessa i giftermålsregistret.
För varje person kan man skriva i en kommentarfil som anropas i personindatamenyn.
Här i kommentarfilerna brukar jag notera:
Varifrån uppgifterna kommer (referenser). ex. vilka husförhörslängder som använts. Ev. födelseböcker/dödböcker.
Lite historia om personen.
Du kan göra det lite lättare för dig att mata in dina data i personindatamenyn om du samtidigt kan anropa andra program.
Därför finnes i denna meny ytterligare knappar som du kan använda för detta ändamål.
INT Denna knapp kopplar upp dig till Internet.
Ytterligare två externa program kan du aktivera från denna meny.
Men först (om detta inte är gjort) måste du göra dessa knappar synliga. Det gör du i huvudmenyn under fliken INSTALLATIONER/ALLMÄN INSTALLATION/SKÄRMHANTERING/KNAPPAR I PERSONINDATAMENYN/EXTERNA PROGRAM.
Kontrollera att detta är aktiverat.
Gå sedan tillbaka till personindatamenyn.
Nu har du fått 4 nya knappar.
Du måste nu installera dessa knappar.
Gå till knappen med ?
Tala om adressen till detta program (ex. C:\Program\Paint Shop Pro 5\Psp.exe)
Nästa fråga blir vad som skall stå på denna knapp. (ex. (Paint Shop)
Om du har gjort rätt nu så kan du anropa programmet.
Gör likadant om du har ytterligare ett program att installera.
Så här långt måste alla använda Andata som beskrivits (Ej nödvändigt att installera externa program).
Om du skall använda Andata mera avancerat så skall du gå vidare enligt nedan.
26.2 STEG 2. Du vill använda personbilder.
Om man vill ha foton i Andata måste man ha tillgång till en scanner.
Det är en fördel att scanna till JPG format eftersom dessa tar mindre plats.
Du scannar till valfritt filnamn och lägger filen i något slaskbibliotek, dock ej i Andatas bibliotek.
Sedan hämtar du upp bilden med Andata.
Bildadministrationen i Andata når du i huvudmenyn genom knappen BILD eller genom fliken INMATNING/HANTERA BILDFILER (ADM).
Om du använder bildadministrationen i Andata behöver du ALDRIG fundera över var bilden skall ligga och vilket filnamn den skall ha i Andata.
Det du skall komma ihåg är att det är FÖRSTA bilden som användes vid utskrifter av tavlor/ansedlar/familjedata etc. Därför bör denna bild vara av passformat (ej helfigur).
Övriga bilder kan vara av skiftande slag (Familjebilder, personliga bilder som berör personen.
Det är viktigt att då du befinner dig i bildadministrationsdelen och matar in personbilder så måste du har markerat att det är PERSONBILD. Annars hamnar bilden fel och med fel filnamn.
I bildadministrationen letar du upp bilden på hårddisken där du har sparat den efter scanningen.
Du talar om vilken person den skall tillhöra. Du verkställer kopieringen.
Jag lägger in alla bilder på personer jag kommer över. Det ser då trevligare ut på skärmen också om man får en bild.
Jag använder PainShopPro och beskär bilderna så att jag får med så mycket som jag vill ha. Första bilden väljer jag som ett passfoto så att bara huvudet kommer med på skärmen.
Får du inte fram några bilder alls på skärmen trots att du matat in bilder så kanske du inte har aktiverat denna del i Andata.
Kontrollera i fliken: INSTALLATIONER/ALLMÄN INSTALLATION/SKÄRMHANTERING/VISA FOTON.
Om du av någon anledning har fått bilderna i fel ordning så kan du justera ordningsföljden i bildadministrationen. Här kan du även radera bilder.
26.3 STEG 3. Du vill använda dokumentbilder.
Dokumentbilder har tillkommit för att jag inte ville blanda dessa med personbilderna. De behandlas ju lite olika till storlek vid utskrifterna där de blir i fullt A4 format och lägges som bilaga.
Dessa bilder är också personliga.
Du scannar dessa precis som personbilderna (till JPG format) och använder Andatas bildadministrationsprogram.
Glöm inte att markera att det rör sig om Dokumentfiler.
Jag använder dokumentfiler för att scanna Bouppteckningar, kopior av kyrkböcker, viktiga papper som berör personen (testamenten och dokument som berör personen i livet).
26.4 STEG 4. Du vill använda specialbilder/plats-ortfiler.
Specialbilder är vara bilder som användes av flera reg.nummer. Till dessa bilder kan man sätta en textfil.
Det finnes lite att läsa på inmatningssidan i Andata.
Om det är bilder som du vill styra till vissa registreringsnummer så skall du mata in filen som specialfil.
Börja med att mata in textdelen.
Detta gör du genom att i huvudmenyn använda fliken INMATNING/PLATS ORTER SPECIALFILER.
När du matat in texten så kan du mata in bilden (ej krav).
Matar in bilden gör du i Andatas bildadministration.
Glöm ej markera att det rör sig om PLATS/ORT/SPECIALFIL.
Följ anvisningarna.
När det gäller SPECIALBILDER och styrning till registreringsnummer som du matat in så gör du detta i Andatas bildadministration.
Numera har detta automatiserats och du använder knappen @@index.txt för detta. Genom att använda @@index filen så bestämmer du att en viss bild skall tillhöra en viss person.
Plats/Ort filer styrs på annat sätt av andata enligt manualen. Matchar filnamn med texten du skrivit i personens plats/ort rad. Jag använder inte så mycket detta sistnämnda.
Jag använder specialfiler till ex. Fartygsbilder/beskrivning/passagerarlistor för emmigr. till USA, gravstenar, kyrkbilder, stadsbilder.
Om man vill sätta text till en bild så kan man i bilden skriva texten om man använder PaintShop eller PaintBrush.Här kanske man får öva lite.
26.5 STEG 5. Du vill använda Video.
Om du vill visa Videofilm i Andata så måste du aktivera ett externt videoprogram.
Detta gör du i fliken i huvudmenyn INSTALLATIONER/ALLMÄN INSTALLATION/SKÄRMHANTERING/INSTALLERA EXTERNT VIDEOPROGRAM.
När du klickar här får du en meny där du skall tala om adressen till programmet. (ex. C:\Program\VideoLAN\VLC\vlc.exe).
Om du gör rätt kan programmet adresseras.
Jag använder mig av videoprogrammet VLC.EXE som jag tycker passar Andata alldeles utmärkt.
Detta program kan du ladda ner från nätet på adressen:
http://www.videolan.org/vlc/
Videofilmen kan sedan beskådas på flera platser i Andata, bl.a. i personindatamenyn och i personredovisningsmenyn.
Använd Andatas bildadministration för att namnge och placera bilden rätt. Glöm ej markera i menyn att det är videofilm.
Jag använder min vanliga digitalkamera för att skapa rörliga bilder till en person. Eftersom de tar mycket plats så är videofilmen kort, ca 15-20 sekunder.
26.6 STEG 6. Du vill använda ljud.
Jag använder en mikrofon som pluggas in i datorn för att skapa WAV filen. Sedan används Andatas ljudadministrationsprogram för att namnge och placera filen rätt.
Ljudfiler tar mycket plats och jag gör ljudfiler på max 60 sekunder.
För att tillverka ljudfiler måste du använda ett externt program. Ett sådant program av enkel natur följer med Windows. Du behöver då en mikrofon.
26.7 STEG 7. Du vill använda fotoalbumet.
Fotoalbumet nås genom fliken VERKTYG/FOTOALBUM.
Du kan här lägga in valfria bilder med text som hämtas (från fotomenyn) från Andatas bildbiblotek.
Andatas bildbibliotek innehåller till PERSONBILDER du tidigare matat in.
Jag använder fotoalbumet för att skapa ett familjealbum. Alla möjliga bilder kan här läggas in. Bilderna kan textsättas i fotoalbummet.
Om man vill ha bilder i albumet av lite mera allmän natur så kan man i version ha dessa under reg.nr. 0. Då får du plats med 99 bilder.
26.8 Diverse skärmdumpar.
HUVUDMENY:
PERSONINDATAMENY:
BILDADMINISTRATIONSMENYN
MENY FÖR HTML UTSKRIFT:
Och så till sist vill jag verkligen betona vikten av att göra täta backuper.
Gör backuperna genom att använda UTFORSKAREN och kopiera HELA Andata biblioteket till ett USP-minne.
Personligen gör jag backuper en gång i veckan eller när jag matat in mer än 20 personer.
Har du några speciella önskemål så hör gärna av dig.
Nästa sida